KÜLTÜR BAKANLIĞI HALK KÜLTÜRLERİNİ ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME GENEL MÜDÜRLÜĞÜ HALK KÜLTÜRÜ ARŞİV YÖNETMELİĞİ

   

    Kültür Bakanlığından

    Yayımlandığı Resmi Gazete Tarihi: 22/04/2000

    Yayımlandığı Resmi Gazete No: 24028

    "Kültür Bakanlığı Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğü Halk Kültürü Arşivi Belge Kabul, Kayıt ve Yararlanma Yönetmeliği" olan yönetmelik ismi, 28/06/2002 tarih ve 24799 sayılı R.G.de yayımlanan Yönetmeliğin 1. maddesi "Kültür Bakanlığı Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğü Halk Kültürü Arşiv Yönetmeliği" şekilde değiştirilmiştir.

    BİRİNCİ BÖLÜM : Genel Hükümler : Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar

    Amaç

    Madde 1 - Bu Yönetmelik Kültür Bakanlığı Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğü merkez ve taşra halk kültürü arşivlerine araştırma, derleme, bağış ve satın alma yoluyla temin ettikleri belgeler ile folklorik malzemelere yapılacak işlemlerin ve arşivden yararlanmada uygulanacak esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

    Kapsam

    Madde 2 - Bu Yönetmelik Kültür Bakanlığı Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğü merkez ve taşra halk kültürü arşivlerinde uygulanır.

    Hukuki Dayanak

    Madde 3 - Bu Yönetmelik, 354 sayılı Kültür Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 468 sayılı Kanun Hükmünde Kararname ile değişik 12 nci maddesinin (b) bendine dayanılarak hazırlanmıştır.

    Tanımlar

    Madde 4 - Bu Yönetmelikte geçen,

    Bakanlık: Kültür Bakanlığını,

    Bakan: Kültür Bakanını,

    Genel Müdürlük (HAGEM): Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğünü,

    Genel Müdür: Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürünü,

    Merkez: Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğünü,

    Taşra: Kültür Bakanlığı Taşra Teşkilatını,

    Araştırmacı: Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğünde ve taşrada görevli folklor araştırmacıları ile halk kültürü konusunda bilimsel çalışmalar yürüten diğer araştırmacıları,

    Folklor: Bir ülke ya da belirli bir bölge halkına ilişkin maddi ve manevi ürünleri sınıflandıran, çözümleyen, yayımlayan ve son aşamada da bir birleşime vardırmayı amaçlayan bir bilimi,

    Halk Kültürü: Bir ülke ya da belirli bir bölge halkına ilişkin maddi ve manevi alandaki kültürel ürünleri,

    Halk Kültürü Arşivi: Halk kültürü ile ilgili derleme, araştırma, değerlendirme ve bu gibi belgelerin sistematik bir düzen içinde saklandığı, korunduğu, bilim alemine aktarılmak üzere hizmete sunulduğu yeri,

    Kümeleme: Yığın halinde ve karmaşık olan bilgiler içinden benzer olanlarını, bilgilerin daha anlaşılır olmasının sağlanması bakımından bir başlık altında toplamayı,

    HAGEM Halk Kültürü Arşivi Kümeleme Kılavuzu: Türk folkloru ile ilgili derlenen malzemenin, konularını belirleyerek arşivlenmesinde ve tasniflenmesinde kullanılmak üzere, her konu için Kümeleme Kılavuzunu,

    Belgeler: Halk kültürüyle ilgili her türlü yazılı belge, nadir eser, fotoğraf (negatif, pozitif), ses bandı, slayt, belgesel film, mikrofilm, etnografik eşya, nota, plak, belgesel video bant, CD, DVD, disket ve benzeri belgeleri,

    Belge Kabul Formu: Arşive girecek belge ile ilgili gerekli bilgilerin yer aldığı formu,

    Arşiv Demirbaş Kayıt Defteri: Arşive giren belgelerin kaybolmalarını engellemek amacıyla Ayniyat Talimatnamesi uyarınca kaydedildiği defteri,

    Arşiv Başvuru Formu: Arşivden yararlanmak üzere başvuruda bulunan kişinin yararlanılacak belge, yararlanma amacı, konusu ve benzeri bilgilerin yer aldığı formu, ifade eder.

    İKİNCİ BÖLÜM : Esas Hükümler Değerlendirme Komisyonları, Değerlendirme Ölçüleri, Kaydetme

    Değerlendirme Komisyonları

    Madde 5 - Değerlendirme komisyonları alt ve üst değerlendirme komisyonları olarak kurulur.

    a) (Değişik bend: 28/06/2002 - 24799 S. R.G. Yön./2. md.) Alt değerlendirme komisyonunun oluşumu, görevi ve sorumluluğu;

    1- Oluşumu : Araştırmaya katılan grup sorumlusunun üst amirinin başkanlığında, komisyon başkanının belirleyeceği konu ile ilgili iki (2) üyeden oluşur. Araştırmacı, belgeleri görüşülürken komisyona katılır, oy kullanamaz.

    2- Görevleri : Araştırma ve bağış sonucu elde edilen fotoğraf, slayt, ses bandı, video bant, yazılı belge ve benzeri belgelerin görüntü, netlik, ses düzeni, yazıların okunaklılığı ve teknik özellikleri komisyonca incelenir, arşive girebilecek duruma getirildikten sonra üst değerlendirme komisyonunca değerlendirilmek üzere arşive teslim edilir. Kararlar oy çokluğuyla alınır.

    3- Sorumluluğu : Yapılan araştırma sonucu elde edilen belgelerin araştırma bitim tarihinden itibaren 30 iş günü, ses bantlarının ise deşifreleri ile birlikte 60 iş günü içerisinde arşive tesliminden Alt Değerlendirme Komisyonu Başkanı sorumludur.

    b) Üst değerlendirme komisyonunun oluşumu, görevi ve sorumluluğu;

    1) Oluşumu: Üst değerlendirme komisyonu, Arşiv ve Dokümantasyon Şube Müdürlüğünün bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısı veya vekalet eden Genel Müdür Yardımcısı başkanlığında ilgili Daire Başkanı, Arşiv ve Dokümantasyon, Gelenek Görenek ve İnançlar, El Sanatları, Halk Müziği ve Oyunları, Halk Edebiyatı, Türk Dünyası Araştırma Şube Müdürlerinden oluşur. Folklor araştırmacıları üst değerlendirme komisyonunun yedek üyeleridir. Gerektiğinde yedek üyeler komisyona katılır.

    2) Görevleri: Komisyon en az yedi üyenin katılımı ile toplanır ve oy çokluğu ile karar alır. Üst değerlendirme komisyonu, 30 günde bir toplanır. Arşive alınacak belgelerle ilgili başvuruları değerlendirir ve belgelerin arşive alınıp alınmamasına karar verir.

    3) Sorumluluğu: Arşive girişi teklif edilen tüm belgeler ile arşivde kayıtlı olup, arşivlik özelliklerini yitiren belgelere ilişkin değerlendirmeleri yapmaktan sorumludur.

    Değerlendirme Ölçüleri

    Madde 6 - Belge değerlendirmesinde aşağıdaki ölçüler kullanılır;

    a) Yazılı belge ve yazma nadir eserlerde;

    1) Halk kültürü ile ilgili bilgiler yer almalı, kümeleme kılavuzundan numara verilebilmelidir.

    2) Bilgilerin derleme yeri, kaynak kişi künyesi, derleyici künyesi, derleme tarihi olmalı, bilimsel değeri bulunmalıdır.

    b) Fotoğraf ve slaytlarda;

    1) Halk kültürü ile ilgili görüntüler belgelenmiş olmalı, kümeleme kılavuzundan numara verilebilmelidir.

    2) Görüntüler teknik bakımdan net, anlaşılır, basıma uygun olmalıdır.

    3) Görüntü bilgilerini açıklayacak çekim çizelgesi, ekli olarak verilmelidir. Bu bilgilerde çekim yeri, tarihi, çekimi yapan, çekim konusu yer almalıdır.

    c) Makara bandı, kaset, CD, DVD ve disketlerde;

    1) Halk kültürü ile ilgili bilgiler kaydedilmiş olmalı, kümeleme kılavuzundan numara verilebilmelidir.

    2) Derleme yeri, kaynak kişi künyesi, derleyici künyesi, derleme tarihi kaydedilmiş olmalı veya bu bilgiler yazılı olarak verilmelidir.

    3) Bandın kaydedildiği kayıt cihazı, kanalı, kayıt hızı, toplam kayıt A-B yüzünde ayrı ayrı metrajı, başında ve sonunda anonsunun yapılmış olması gereklidir.

    4) Kayıt net ve anlaşılır olmalı, bant kopuk ve eklemeli olmamalıdır.

    5) Ses bantları öncelikle arşiv yer numarası almalı, deşifre edildikten sonra deşifre metinleri ile birlikte teslim edilmelidir.

    6) Dijital malzemelerde program, şifre ve bu gibi gerekli teknik bilgiler yazılı olarak verilmelidir.

    ç) Belgesel filmlerde;

    1) Halk kültürü ile ilgili konular belgelenmiş olmalı, kümeleme kılavuzundan numara verilebilmelidir.

    2) Görüntüler teknik bakımdan net ve anlaşılır olmalı, sesli görüntülerde ses-görüntü senkronu tutmalıdır.

    3) Filmin çekimini yapan, çekim yeri, tarihi, konusu, süresi, mastır bant olup olmadığı ve kameranın teknik özellikleri belirtilmelidir.

    d) Belgesel video bantlarda;

    1) Halk kültürü ile ilgili konular belgelenmiş olmalı, kümeleme kılavuzundan numara verilebilmelidir.

    2) Görüntüler teknik bakımdan anlaşılır ve net olmalı, ses ve görüntü senkronu tutmalıdır.

    3) Jeneriği yapılmış olmalıdır. Jenerikte, konu, belgesel video bant kayıt numarası, hazırlayan, çekimi yapan, çekim yeri, tarihi, konusu, süresi, kamera ve bant ile ilgili teknik bilgiler yer almalıdır.

    e) Plaklarda;

    1) Halk kültürü konulu ve kümeleme kılavuzundan numara alabilecek nitelikte olmalıdır.

    2) Ses anlaşılır olmalıdır. Kırık çatlak olmamalıdır.

    3) Devri, ait olduğu yer, tarih, plağın cinsi, söyleyen ile ilgili bilgiler plakla birlikte verilmiş olmalıdır.

    f) Mikrofilmlerde;

    1) Halk kültürü konulu ve kümeleme kılavuzuna göre değerlendirilebilir nitelikte olmalıdır.

    2) Filmi alınan kitabın, yazarı, alfabesi, filmin markası, çekimi yapan, çekimin yapıldığı yer ve tarihi hakkında bilgi verilmiş olmalıdır.

    3) Net ve okunabilir olmalıdır.

    g) Etnografik eşyalarda;

    1) Etnografik nitelikli olması, kümeleme kılavuzuna göre değerlendirilebilmesi gerekmektedir.

    2) Yapımcısı, ait olduğu yer ve tarihi, kullanılan hammadde, araç-gereç özellikleri ve benzeri tanıtıcı bilgiler verilmelidir.

    h) Notalarda;

    Kültür Bakanlığı Türk Halk Müziği Repertuar İnceleme ve Danışma Kurulu Yönetmeliği doğrultusunda ilgili kurul tarafından değerlendirme yapılacaktır.

    Kaydetme

    Madde 7 - Üst değerlendirme komisyonunca belgenin arşive girmesi uygun görüldüğü taktirde, arşive giriş işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır.

    a) (Değişik bend: 28/06/2002 - 24799 S. R.G. Yön./3. md.) Belge demirbaş kayıtları, Arşiv Üst Değerlendirme Komisyon kararları doğrultusunda, Belge Kabul Formu giriş tarih sayısı esas alınarak yapılır. Toplantı karar tarih sayısı, demirbaş defterinin açıklamalar bölümüne yazılır. Komisyon kararları imha edilmez, muhafaza edilir.

    b) (Değişik bend: 28/06/2002 - 24799 S. R.G. Yön./3. md.) Bağış yolu ile gelen belgeler Alt Değerlendirme Komisyonunun raporu ve Üst Değerlendirme Komisyonunun kararı gereğince belge demirbaş kayıt defterine kaydedilir.

    c) (Değişik bend: 28/06/2002 - 24799 S. R.G. Yön./3. md.) Genel Müdürlüğümüz bünyesinde oluşturulan kurul ve komisyon kararları ile arşive girecek tüm belgeler Üst Değerlendirme Komisyon kararı doğrultusunda arşive kaydedilir.

    ç) (Değişik bend: 28/06/2002 - 24799 S. R.G. Yön./3. md.) Arşivde kayıtlı belgelerin demirbaştan düşümü ve devri Üst Değerlendirme Komisyon kararı doğrultusunda Bakanlık Makamı onayına bağlıdır. Demirbaş düşümü ve belge devri ile ilgili onay tarih ve sayısı demirbaş defterinin açıklamalar bölümüne yazılır, belgelere ait evraklar dosyalanarak muhafaza edilir.

    d) (Değişik bend: 28/06/2002 - 24799 S. R.G. Yön./3. md.) Satın alma, bağış ve yarışmalar sonucu arşive giren belgelerle ilgili ayniyat tesellüm makbuzu tarih ve sayısı demirbaş kayıt defterlerinin açıklamalar bölümüne yazılır.

    e) (Değişik bend: 28/06/2002 - 24799 S. R.G. Yön./3. md.) Demirbaş kayıt defterleri, kayıt yapılmadan önce sayfa numarası alır. Her iki sayfanın ortası Daire Mühürü ile mühürlenir. Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu en son sayfaya yazılarak ilgili amire tasdik ettirilir.

    f) Her bir belge ayrı bir arşiv demirbaş kayıt numarası alır.

    g) Farklı türdeki belgeler için farklı demirbaş kayıt defterleri tutulur.

    ÜÇÜNCÜ BÖLÜM : Çalışma Esasları Arşiv Görevlisinin Görev ve Sorumlulukları

    Görev ve Sorumluluklar

    Madde 8 - Arşiv görevlilerinin görev ve sorumlulukları şunlardır;

    a) Giriş işlemleriyle ilgili olarak;

    1) Arşivle ilgili belge ve malzemeleri teslim almak.

    2) Üst değerlendirme komisyon kararı sonucu arşive girecek veya çıkacak tüm belge ve malzemeler ile ilgili iş ve işlemleri yapmak, demirbaş defterine ve bilgisayara kaydetmek.

    b) Yararlanma işlemleri ile ilgili;

    1) (Değişik alt bend: 28/06/2002 - 24799 S. R.G. Yön./4. md.) Arşiv Başvuru formunun arşive başvuran kişilerle birlikte doldurularak, ilgili amirlerce imzalanması işlemlerini takip etmek,

    2) Başvuran kişiye yararlanma konusunda bilgi vermek, yer numaraları verilerek istenilen belgeleri bulup kısa zamanda hizmete sunmak.

    3) Yararlanan kişinin belgeleri tahrip etmemesini sağlamak, gerektiğinde uyarmak, aksine hareket edenleri birim amirine bildirmek.

    4) Arşiv demirbaşına kaydedilmeyen hiç bir belgeyi yararlanmaya sunmamak.

    5) (Değişik alt bend: 28/06/2002 - 24799 S. R.G. Yön./4. md.) Kamu kuruluşları ve halk kültürü alanında çalışan kişilerin, uygun istekleri halinde arşiv belgelerinin kopyalarını, merkezde Genel Müdür Yardımcısı, Taşrada İl Kültür Müdürü'nün onayı ile satışlı/satışsız vermek ve bu belgelerin yayımlandığı yayının, yayın tarihinden itibaren 15 gün içerisinde bir örneğinin arşive teslimini sağlamak, aksi durumlarda amirlerine bilgi vermek.

    6) Arşiv belgelerinin asıllarını arşiv dışına çıkarmamak.

    c) Demirbaş defterlerini düzenli olarak tutmak.

    ç) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirleri almak.

    d) Arşiv belgelerini uygun koşullarda muhafaza etmek, bakımlarını yapmak veya yaptırmak.

    e) Arşivin yazışma ve dosyalama işleri ve istatistik bilgilerinin düzenli olmasını sağlamak.

    f) Arşiv çalışmalarının yasa, tüzük, yönetmelik, genelge ve yazılı emirler gereğince yürütülmesini sağlamak.

    g) Belgeleri yararlanacak kişilere verirken ve alırken kontrol etmek.

    h) Arşivle ilgili diğer iş ve işlemleri yapmak,

    ı) Kayıttan düşme işlemleri ile ilgili olarak, üst değerlendirme komisyonu kararı ile arşivlik olma değerini kaybeden belgeler ile ilgili "Ayniyat Yönetmeliği"nin 8 inci maddesi gereğince işlem yapılmasını sağlamak.

    DÖRDÜNCÜ BÖLÜM : Yararlanma Esasları

    Yararlanma

    Madde 9 - Yararlanabilecek kişiler ve yararlanma koşulları aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir.

    a) Yararlanabilecek kişiler;

    1) Tüm enstitü, fakülte, akademi, yüksek okulların öğretim elemanları, öğrencileri ve halk kültürü ile ilgili diğer araştırmacılardır.

    2) Yabancı uyruklu araştırmacıların arşivden yararlanması Dışişleri Bakanlığının araştırma yapabilecekleri konusunda verilen olumlu görüş ve izninden sonra HAGEM Genel Müdürünün onayına bağlıdır.

    b) Yararlanma koşulları;

    1) Yararlanacak kişi arşive başvurduğunda ilk olarak Halk Kültürü Arşiv Başvuru Formunu doldurur. Arşiv görevlisi bu formu, taşrada ilgili birim amirinin, Genel Müdürlükte ilgili Şef, Şube Müdürü ve Daire Başkanının paraflarını aldıktan sonra taşrada Kültür Müdürünün, merkezde ilgili Genel Müdür Yardımcısının onayını alır. Bu işlemlerin tamamlanması sonucu başvuru sahibi arşivden yararlanabilir.

    2) Arşiv belgelerinden arşiv salonlarında yararlanılabilir, belgeler arşiv dışına çıkarılamaz.

    3) Kamu kuruluşları ve halk kültürü sahasında çalışan bilim adamlarına verilen belgeler zarara uğradığı taktirde konularına uygun olarak aynı belgenin temin edilip arşive verilmesini sağlamak. Aynı belgeden temin edilememesi halinde 12/04/1982 tarihli ve 17662 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "Kültür Bakanlığı Folklor Ürünlerini Derleme ve Değerlendirme Yönetmeliği" ile 05/05/1994 tarihli ve 21925 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan "Ayniyat Yönetmeliği"nin ilgili hükümleri uygulanır. Böyle durumlarda bu kuruluş veya şahısların ikinci kez arşivden yararlanmalarına izin verilmez.

    4) Arşiv belgelerinin asılları kullanıma verilmez.

    5) Slayt, fotoğraf, video bant, CD, disket ve benzeri belgelerin kopyalarından yararlanılır. Ses bantlarının telif oluşturacak kopyası verilmez, deşifresi yapılan bantların deşifreleri yazılı belge olarak hizmete sunulur.

    6) (Değişik alt bend: 28/06/2002 - 24799 S. R.G. Yön./5. md.) HAGEM ve taşra araştırmacıları tarafından yapılan saha araştırma bantları, yazılı belgeler ve notalar arşive teslim tarihinden itibaren bir yıllık bekleme süresi sonunda dış hizmete açılır.

    7) El yazmaları ve nadir eserler arasında tek veya sanat değeri fazla olan eserler Genel Müdürlük izni ile hizmete sunulur. Bu tip eserlerin mikrofilm, fotokopi ve fotoğraflarını çekmek, özel kullanım talimatına göre yapılır.

    8) (Ek alt bend: 28/06/2002 - 24799 S. R.G. Yön./5. md.) Arşivde araştırmaya açık üretilen mal ve hizmetlerden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması ücrete tabidir. Arşiv malzemelerinden örnek alınması, yararlanılması ve hükümlülükler hususundaki tüm iş ve işlemlerde Genel Müdürlükçe tespit edilen hükümler uygulanır.

    9) (Ek alt bend: 28/06/2002 - 24799 S. R.G. Yön./5. md.) Basılmamış arşiv malzeme örnekleri, yayın bütünlüğünde satışa sunulamaz ve üçüncü şahıslar tarafından yayına dönüştürülemez. Taleplerde belge örneklerinin verilmesi oranı Genel Müdürlük takdirindedir.

    BEŞİNCİ BÖLÜM : Taşra Arşivi

    Taşra Arşivinin Oluşumu ve İşleyişi

    Madde 10 - Taşra arşivinin oluşumu ve işleyişi aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir.

    a) Oluşumu: Taşra teşkilatında kurulmuş ve kurulacak olan arşivler yapılan araştırmalardan, bağış veya satın alma ve benzeri yollardan elde edilen belgelerden oluşur.

    b) İşleyişi:

    1) Değerlendirme: İlde görevli folklor araştırmacılarının yaptıkları tüm araştırma sonuçlarının asılları Genel Müdürlük üst değerlendirme komisyonunca değerlendirilir. Değerlendirme sonucu söz konusu belgelerin asılları merkez arşivine alınır, birer örnekleri taşra arşivine gönderilir.

    2) Kaydetme: Kaydetme ile ilgili olarak bu Yönetmeliğin 7 nci maddesi hükmü uygulanır.

    3) Çalışma esasları: Çalışma esaslarına ilişkin olarak bu Yönetmeliğin 8 inci maddesi hükmü uygulanır.

    4) Yararlanma: Yararlanma esaslarına ilişkin olarak bu Yönetmeliğin 9 uncu maddesi hükmü uygulanır.

    ALTINCI BÖLÜM : Yürürlük, Yürütme

    Yürürlük

    Madde 11 - Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

    Yürütme

    Madde 12 - Bu Yönetmelik hükümlerini Kültür Bakanı yürütür.

    Mevzuat Kanunlar